Veli Ön Kayıt Aydınlatma Metni
1. Veri sorumlusu
| Veri sorumlusu | Fatma Hatipoğlu (“Özel Ana Kucağı GBE Kreşi”) |
|---|---|
| Adres | Burunucu Mah. Çakırtepe Sk. No:7, 52300 Ünye / Ordu |
| Telefon | 0545 323 50 52 · 0501 005 53 52 |
| E-posta | info@anakucagigbe.com |
| İnternet sitesi | www.anakucagigbe.com |
2. Hangi kişisel verilerinizi, neden işliyoruz?
Ön kayıt formunda yalnızca ön kayıt değerlendirmesi için gereken alanlar bulunur. Her alanın amacı ve hukuki sebebi aşağıdadır.
| Formdaki alan | Zorunlu mu? | Neden gerekli? | Hukuki sebep |
|---|---|---|---|
| Velinin adı soyadı | Zorunlu | Kiminle görüştüğümüzü bilmek ve sizi geri aramak | m. 5/2-c |
| Telefon numarası | Zorunlu | Sizi aramak veya size WhatsApp'tan yazmak | m. 5/2-c |
| Çocuğun adı | İsteğe bağlı | Görüşmede çocuğunuza adıyla hitap etmek; birden fazla çocuk için yapılan talepleri ayırt etmek | m. 5/2-f |
| Yaş grubu | Zorunlu | Çocuğunuzun hangi sınıfa uygun olduğunu ve kontenjan durumunu değerlendirmek | m. 5/2-f |
| Kayıt türü (tam gün / yarım gün) | Zorunlu | İlgili kayıt türündeki kontenjanı değerlendirmek | m. 5/2-c |
| Servis tercihi | İsteğe bağlı | Servis ihtiyacını planlamak | m. 5/2-c |
| Mahalle | İsteğe bağlı; yalnızca servis isteniyorsa görünür | Servis güzergâhının uygunluğunu değerlendirmek | m. 5/2-c |
| Eklemek istedikleriniz | İsteğe bağlı | Sorularınızı yanıtlamak | m. 5/2-c |
| WhatsApp'ta görünen numara, profil adı ve yazışma | Mesajı WhatsApp'tan gönderirseniz | Mesajınızı almak ve yanıtlamak | m. 5/2-c; yurt dışı aktarım için bkz. 6. bölüm |
Ön kayıt aşamasında çocuğunuzun soyadını, doğum tarihini, T.C. kimlik numarasını, fotoğrafını veya sağlık bilgilerini istemiyoruz.
Çocuğunuza ait bilgiler
Çocuğunuzun adı ve yaş grubu, sizin talebiniz üzerine yalnızca ön kayıt değerlendirmesi amacıyla işlenir. Formu doldurmanız, çocuğunuza ait bilgilerin bu metinde belirtilen amaçlar dışında veya 7. bölümdeki süreyi aşacak şekilde işlenmesine izin verdiğiniz anlamına gelmez. Bu bilgiler başka bir amaçla kullanılmaz ve üçüncü kişilerle paylaşılmaz.
Özel nitelikli kişisel veriler
Ön kayıt formunda sağlık, din, ırk gibi özel nitelikli kişisel veriler (KVKK m. 6) istenmez. Lütfen bu tür bilgileri “Eklemek istedikleriniz” alanına veya WhatsApp mesajınıza yazmayınız. Yanlışlıkla paylaşılması hâlinde bu bilgiler ön kayıt değerlendirmesinde kullanılmaz ve fark edildiğinde ilgili mesaj silinir. Kesin kayıt aşamasında çocuğunuzun güvenliği için gerekebilecek bilgiler (ör. alerji) ayrı bir aydınlatma metniyle ve KVKK m. 6'daki şartlara uygun olarak alınır.
3. Kişisel verilerinizi hangi amaçlarla işliyoruz?
- Ön kayıt talebinizi almak ve değerlendirmek,
- Sizinle telefon veya WhatsApp üzerinden iletişime geçmek, okul ziyareti ve tanışma görüşmesi planlamak,
- Çocuğunuza uygun yaş grubunu, kayıt türünü ve kontenjan durumunu değerlendirmek,
- Servis talebiniz varsa güzergâh uygunluğunu değerlendirmek,
- Sorularınızı yanıtlamak,
- Mevzuattan doğan yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve olası uyuşmazlıklarda haklarımızı korumak.
Ön kayıt bilgilerinizi reklam, pazarlama veya ticari elektronik ileti gönderme amacıyla kullanmayız.
4. Verilerinizi hangi yöntemle topluyoruz?
Verileriniz, internet sitemizdeki ön kayıt formuna girdiğiniz bilgilerin tarayıcınızda bir mesaj metnine dönüştürülmesi ve bu mesajı WhatsApp üzerinden bize göndermeniz yoluyla, kısmen otomatik yöntemlerle elektronik ortamda toplanır. Formdaki bilgiler sitemizin sunucusuna iletilmez ve sitede saklanmaz; “WhatsApp ile gönder” butonuna bastığınızda metin yalnızca cihazınızın panosuna kopyalanır. Bizi telefonla aramanız veya okulumuza gelmeniz hâlinde aynı bilgiler sözlü olarak da alınabilir.
5. Hukuki sebepler
| İşleme faaliyeti | Hukuki sebep |
|---|---|
| Ön kayıt talebinin alınması ve değerlendirilmesi; sizinle iletişim; yaş grubu, kayıt türü ve servis değerlendirmesi | KVKK m. 5/2-c: Bir sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması |
| Ön kayıt yazışmalarının olası bir uyuşmazlıkta delil olarak saklanması | KVKK m. 5/2-e: Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması |
| Yetkili kamu kurumlarının mevzuata dayalı taleplerinin karşılanması | KVKK m. 5/2-ç: Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması |
Velinin adı ve telefonu, velinin talebiyle kurulacak hizmet sözleşmesinin hazırlığı için m. 5/2-c (sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması) kapsamında işlenir. Çocuk bu sözleşmenin tarafı olmadığından, çocuğun yaş grubu ve (isteğe bağlı) adı m. 5/2-f (meşru menfaat) kapsamında işlenir: Bu bilgiler yalnızca ön kayıt talebini değerlendirebilmemiz için gereklidir, en az veriyle sınırlıdır, başka amaçla kullanılmaz ve 7. bölümdeki sürenin sonunda silinir.
6. Verileriniz kimlere aktarılabilir?
Yurt içi
- Denetim yetkisi bulunan bakanlık ve il müdürlükleri ile diğer yetkili kamu kurum ve kuruluşları: yalnızca mevzuattan doğan bir talep veya yükümlülük hâlinde (m. 5/2-ç).
- Avukatlarımız ve yargı mercileri: yalnızca olası bir uyuşmazlıkta haklarımızın korunması için gerekli olduğu ölçüde (m. 5/2-e).
- Anlaşmalı servis hizmeti sağlayıcısı: Ön kayıt aşamasında servisçiyle kişisel bilgileriniz paylaşılmaz. Kesin kayıt yapılır ve servis kullanılırsa, servis güzergâhının planlanması ve çocuğunuzun güvenli taşınması için velinin adı soyadı, telefonu, adresi ve çocuğun adı servisçiyle paylaşılır; bu aktarım kesin kayıt sırasında verilecek aydınlatma metninde ayrıca açıklanır (m. 5/2-c).
Yurt dışı
WhatsApp hizmetini WhatsApp LLC (Meta Platforms, Inc. grubu) kendi sorumluluğunda sunar. WhatsApp'ı kullandığınızda telefon numaranız, profil bilgileriniz ve cihaz/kullanım bilgileriniz WhatsApp tarafından doğrudan sizden alınır ve WhatsApp'ın gizlilik politikası uyarınca ABD dahil yurt dışında işlenebilir. Mesajlarınız uçtan uca şifrelidir; WhatsApp'ın beyanına göre teslim edildikten sonra WhatsApp sunucularından silinir. Kreşimiz WhatsApp yazışmalarını yurt dışındaki bir bulut hizmetine yedeklemez ve WhatsApp üzerinden kişisel verilerinizi yurt dışındaki bir kişi veya kuruluşa iletmez.
WhatsApp'ın kendi veri işleme faaliyetleri ve yurt dışı aktarım hakkında ayrıntılı bilgi: WhatsApp İletişim Aydınlatma Metni.
WhatsApp kullanmak istemezseniz ön kaydınızı 0545 323 50 52 numaralı telefondan veya okulumuza gelerek yapabilirsiniz.
7. Saklama süresi
Aşağıdaki süreler kanunda öngörülmüş süreler değil, kurumumuzun belirlediği saklama politikasıdır. Kreşimizde otomatik bir silme sistemi bulunmamaktadır; süresi dolan veriler yetkili kişilerce düzenli olarak yapılan kontrolle elle silinir.
- Ön kayıt kesin kayda dönüşmezse: son görüşmeden itibaren 6 ay sonunda verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
- Ön kayıt kesin kayda dönüşürse: veriler öğrenci kayıt dosyasına aktarılır ve kesin kayıt sırasında verilecek ayrı aydınlatma metnindeki sürelere tabi olur.
- WhatsApp yazışmaları: ön kayıt kesin kayda dönüşmezse son yazışmadan itibaren 6 ay sonunda sohbet silinir.
Süreler dolduğunda verileriniz KVKK m. 7 ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik'e uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
8. Haklarınız
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz. Çocuğunuza ait veriler bakımından bu hakları veli veya yasal temsilci olarak kullanabilirsiniz.
9. Başvuru
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak yazılı şekilde (ıslak imzalı dilekçeyle; elden, posta veya noter aracılığıyla) Burunucu Mah. Çakırtepe Sk. No:7, 52300 Ünye / Ordu adresine iletebilirsiniz. Başvuruda bulunması gereken bilgiler ve örnek dilekçe Veri Sahibi Başvurusu sayfasında yer alır.
Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.